Office Manager*in

IFAW - Internationaler Tierschutz-Fonds gGmbH

Beschreibung: 

Über uns

Der ifaw ist eine weltweit tätige gemeinnützige Organisation. Wir suchen kontinuierlich nach neuen Wegen, die Bedingungen für Tiere, Menschen und ihren Lebensräumen zu verbessern. Wir retten und rehabilitieren Tiere, bekämpfen den illegalen Wildtierhandel und sichern gefährdete Lebensräume in über 40 Länder auf der ganzen Welt.

Die Probleme, denen wir gegenüberstehen, sind dringend und komplex. Die Lösungen finden wir durch mutiges Denken und kluges Handeln. Dabei arbeiten wir immer zusammen mit den Menschen in den Gemeinden vor Ort, lokalen NGOs und Regierungen. Gemeinsam finden wir neue und innovative Wege, damit sich alle Arten in ihrem Lebensraum entwickeln können. So geht’s: ifaw.org

Für unser deutsches Büro in Hamburg suchen wir ab Oktober 2021 eine*n

Office Manage*in

in Vollzeit, als Elternzeitvertretung befristet für 8 Monate (Ende Mai 2022).

Ihre Aufgaben

Als Office Manager:in tragen Sie die Verantwortung für alle administrativen und organisatorischen Abläufe im deutschen IFAW Büro in Hamburg. Zudem sind Sie verantwortlich für die Personalverwaltung unseres Büros. Sie arbeiten eng mit unserer Zentrale in den USA, dem EU-Finance Service Center und unserer IT in UK zusammen. Sie übernehmen gerne Verantwortung und arbeiten selbstständig an Ihren Aufgaben. Sie fühlen sich wohl bei der Koordination von administrativen Tätigkeiten, arbeiten gerne in einem internationalen Team und haben ein gutes Zahlenverständnis. Zu ihren weiteren Verantwortlichkeiten zählt ebenso das Facility Management.

Ihre Verantwortlichkeiten 

  • Personalmanagement
    • Ansprechpartner:in in arbeitsrechtlichen und personalrelevanten Fragen
    • Personalakquise bei Bedarf
    • Personalverwaltung
    • Arbeitsvertragsgestaltung und Zeugniserstellung
    • Verantwortung der externen Gehaltsabrechnung
    • Zusammenarbeit mit Krankenkassen und Behörden
    • Personalentwicklung
    • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat 
  • Office Management
    • Koordination und Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
    • Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen und Events (in- und extern)
    • Ansprechpartner:in für Versicherungen              
    • Vertragswesen
    • Ansprechpartner:in bei IT-Fragestellungen
  • Finance
    • Koordination der Finanzverwaltung des deutschen Büros mit dem EU-Finance-Service Center
    • Mitarbeit beim Rechnungslauf
    • Erstellung von monatlichen Meldungen
    • Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern
    • Zusammenarbeit mit Behörden und Ämtern
    • Planung, Verwaltung und Kontrolle des Office Budgets
    • Unterstützung bei der Verwaltung von institutionellen / staatlichen Fördergeldern und Finanzierungen

Anforderungen

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise eine betriebswirtschaftliche Weiterbildung
  • Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch
  • Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen sowie IT-Kenntnisse
  • Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten
  • Integrität und Loyalität sind für Sie selbstverständlich
  • Sehr detailorientiert und selbstmotiviert mit exzellentem Zeitmanagement
  • Fähigkeit, in einer schnelllebigen Arbeitsumgebung innerhalb einer internationalen Matrixorganisation unabhängig zu arbeiten

Ziel des IFAW ist es, eine Belegschaft zu entwickeln und zu fördern, die die vielfältige, globale Gemeinschaft, in der wir arbeiten, widerspiegelt und dazu beiträgt, das Leben von Tieren und Menschen zu verbessern. Wir setzen uns für die Förderung von Gerechtigkeit, Gleichheit, Vielfalt und Integration ein und freuen uns über entsprechende Bewerbungen.

Bewerbung

Die Bewerbung bitte ausschließlich in PDF-Format (max. 3 Dateien) mit Anschreiben, Lebenslauf, relevanten Zeugnissen, Ihren Gehaltsvorstellungen und frühestmöglichen Einstiegsdatums an Herrn Tilman Ferse unter tferse@ifaw.org. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt. 

Anbieter: 
IFAW - Internationaler Tierschutz-Fonds gGmbH
Max-Brauer-Allee 62-64
22765 Hamburg
Deutschland
WWW: 
http://www.ifaw.org
Ansprechpartner/in: 
Herr Tilman Ferse
E-Mail: 
tferse@ifaw.org
(Ursprünglich) veröffentlicht am: 
08.07.2021


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