Institute for Advanced Sustainability Studies e.V. (IASS)
Das Institute for Advanced Sustainability Studies e.V. (IASS) in
Potsdam ist eine von den Forschungsministerien des Bundes und des
Landes Brandenburg geförderte Einrichtung. Das IASS forscht mit
dem Ziel, gesellschaftliche Wandlungsprozesse hin zur
Nachhaltigkeit zu verstehen, zu befördern und zu gestalten.
Problemverständnisse und Lösungsoptionen entwickelt das IASS in
Kooperationen zwischen Wissenschaft, Politik, Verwaltung,
Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Der Forschungsansatz ist
transformativ, transdisziplinär und ko-kreativ.
Weitere Informationen unter www.iass-potsdam.de/de.
Das IASS sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Eventmanager*in (w/m/d)
Kennziffer ADMIN-2022-02
Der*die erfolgreiche Bewerber*in arbeitet in enger Absprache mit
den Wissenschaftler*innen und der Leitung
Veranstaltungsorganisation.
Veranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil des
transdisziplinären Forschungsansatzes des IASS. Das IASS
veranstaltet wissenschaftliche Veranstaltungen. Standardformate
sind Dialogveranstaltungen, Workshops, Konferenzen und Symposien.
Veranstaltungen mit bis zu ca. 50 Teilnehmenden finden in Potsdam
statt. Auch weltweit organisiert das Veranstaltungsteam kleine
und große Veranstaltungen (ca. 15 bis 350 Teilnehmende).
Dazu gehören sowohl Präsenzveranstaltungen als auch hybride und
digitale Veranstaltungen. Die Teilnehmenden sind Stakeholder aus
Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Verwaltung und
Zivilgesellschaft.
Die Veranstaltungen finden vorwiegend an Wochentagen zwischen
9:00 Uhr bis 19:00 Uhr statt. Abendveranstaltungen und
Veranstaltungen an Wochenenden sind Ausnahmen.
Ihre Aufgaben:
- Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Evaluation und
Abrechnung von Veranstaltungen, die vorwiegend in Potsdam
stattfinden (Workshops, Tagungen mit bis zu ca. 50 Teilnehmenden)
in hoher Eigenverantwortung in enger Absprache mit den
Wissenschaftler*innen des IASS. Dazu gehören
Präsenzveranstaltungen, wie auch hybride und digitale Formate
- Veranstaltungsbetreuung (Betreuung der Veranstaltungstechnik
für kleine und mittelgroße Räume, ggf. Betreuung der digitalen
Veranstaltungen, Empfang der Teilnehmer*innen etc.)
- Raumbuchung
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von
Workshops und Tagungen mit bis zu ca. 350 Teilnehmenden, die
weltweit stattfinden
- Buchung von Cateringleistungen, ggf. Buchung von weiteren
Dienstleistungen
- Teilnahmemanagement (Einladungsversand mit dem CRM-System
cobra und digitalen Registrierungswebsites)
- Beschaffung von Konferenzmaterialien, wie Taschen, Blöcke,
Roll-ups etc.
Einstellungsvoraussetzungen:
- abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder
vergleichbare Qualifikation im Bereich Eventmanagement oder
abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement
- mehrjährige Berufserfahrung
Ihr Profil:
- mehrjährige Erfahrung in der Organisation (Planung,
Steuerung, Umsetzung und kontinuierlichen Optimierung) von
Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen)
- Erfahrungen mit der Umsetzung von digitalen und hybriden
Veranstaltungen. Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung
(Software, Hardware für kleine und mittelgroße
Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden
Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen
Lösungen
- Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von
Serienmails, online Registrierungssoftware und Conference Apps
- sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel, Powerpoint)
- verhandlungssichere Englischkenntnisse
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Lösungsorientierung
- Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- interkulturelle Kompetenz
- Interesse an der Umsetzung von nachhaltigen Veranstaltungen
Wünschenswert:
- Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Geldern (Vergaberecht,
Bewirtungsrichtlinien etc.)
- Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von
Veranstaltungen
- Affinität zu Content-Management-Systemen (HTML)
- Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit gemeinsam mit
engagierten Kolleg*innen für eine nachhaltige Welt zu arbeiten,
teilweise mobiles Arbeiten nach Absprache mit dem Team, einen
wunderschönen Park für Mittagspausen und Meetings sowie ein
attraktives, internationales Arbeitsumfeld mit gutem
Arbeitsklima. Möglichkeiten zur Weiterbildung sind gegeben.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, Teilzeit ist
grundsätzlich möglich. Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund bis
zur E 9b (entsprechend der persönlichen Qualifikation). Die
Position ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und
zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der Aussicht auf
Entfristung. Der Dienstsitz ist Potsdam.
Das IASS strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir
begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Bewerbungen von Menschen
mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig
berücksichtigt.
Bitte bewerben Sie sich mit einem einseitigen
Motivationsschreiben, einem Anhang mit den üblichen Unterlagen.
Das IASS sieht Chancengleichheit als integralen Bestandteil der
Personalgewinnung. Daher begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen
ohne Lichtbild oder andere Hinweise auf Nationalität, ethnische
Zugehörigkeit und Familienstand.
Ihre vollständige Bewerbung senden Sie bitte bis
zum 20. Mai 2022 unter Angabe der oben genannten
Kennziffer ausschließlich per E‑Mail an Frau Corinna Bobzien
corinna.bobzien@iass-potsdam.de;
zusammengefasst in einer PDF-Datei (mit max. 5
MB). Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, wie Sie auf unsere
Stellenanzeige aufmerksam geworden sind. Für inhaltliche Fragen
steht Ihnen Corinna Bobzien (Tel.: +49 331 28822‑333) gerne zur
Verfügung.
Mit dem Einreichen Ihrer Bewerbung willigen Sie in die
Verarbeitung Ihrer betreffenden personenbezogenen Daten für den
Zweck des Bewerbungsverfahrens ein. Nach max. sechs Monaten
werden Ihre Daten gelöscht. Soweit wir aufgrund Ihres
Bewerbungsprofils an einer hierüber hinaus dauernden Speicherung
Ihrer Bewerbungsdaten interessiert sind, werden wir Sie hierüber
informieren und Ihre Einwilligung einholen. Weitere Informationen
finden Sie unter https://www.iass-potsdam.de/sites/default/files/2019-10/DSGVO_Bewerbungsunterlagen.pdf.
Bewerbungskosten sowie Reise- und Übernachtungskosten für
Vorstellungsgespräche können nicht erstattet werden. Die
Möglichkeit virtueller Vorstellungsgespräche besteht prinzipiell.