Teamassistenz (w/m/d)

IZT - Institut für Zukunftsforschung und Technologiebewertung gemeinnützige GmbH

Beschreibung: 

Teamassistenz (w/m/d)

  • nächstmöglicher Zeitpunkt
  • in Teilzeit (circa 50%)
  • Befristung auf zunächst zwei Jahre, ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis wird angestrebt
  • Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund

Das IZT – Institut für Zukunftsstudien und Technologiebewertung gemeinnützige GmbH wurde 1981 gegründet und adressiert die großen gesellschaftlichen Herausforderungen mit Blick auf die notwendige tiefgreifende Transformation der Gesellschaft und ist der Nachhaltigkeit und der Gestaltbarkeit von Zukünften verpflichtet. Das IZT steht für die großen Themen Zukunftsfähigkeit & Zukunftsgestaltung, Technikfolgenabschätzung & Technikgestaltung und ist Vorreiter in zentralen Querschnitts- und Integrationsfeldern wie Digitalisierung und Resilienz.

Es versteht sich als dem Gemeinwohl verpflichtetes inter- und transdisziplinäre wissenschaftliche Forschungseinrichtung, welche verschiedenste Perspektiven, gesellschafts- und naturwissenschaftliche Expertise sowie Praxiswissen integriert und insbesondere vor dem Hintergrund zunehmender Unsicherheiten und Risiken sowie hoher Vulnerabilität und Volatilität der Rahmenbedingungen Orientierungs- und Handlungswissen schafft. Weitere Informationen finden Sie unter www.izt.de.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen die Verantwortung für die administrative Abwicklung des Tagesgeschäfts des Instituts und bilden die Schnittstelle zu den Bereichen der Buchhaltung, IT und Wissenschaftskommunikation.

Ihr Aufgabenfeld umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Betreuung des Empfangsbereichs, Entgegennehmen und Weiterleiten von Telefonaten sowie Erteilen von allgemeinen Auskünften und Begrüßung unserer Gäste vor Ort
  • Umfassende unterstützende Vorbereitung von Gremiensitzungen, Veranstaltungen sowie internen Besprechungen insbesondere der Konferenztechnik (Präsenz und remote) und Sicherstellen der Bewirtung
  • Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs auch per E-Mail (Sichten, Sortieren und Scannen des Posteingangs, internes Weiterleiten sowie versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen, etc.)
  • Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Verantwortung für die Inventar- und Lizenzlisten, Verfassen von Anschreiben nach Vorgabe sowie Pflege der Adressdatenbanken
  • Verwalten des Büromaterials sowie Durchführen von kleineren Beschaffungsmaßnahmen (Bedarfsermittlung, Preisvergleiche, Angebotseinholung und Bestellung)
  • Sorge tragen für organisatorische Absprachen und Abläufe an den Standorten (z. B. Team, Vermieterin, Gebäudereinigung, Handwerkern)
Anforderungen: 

Was wir erwarten:

  • Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau oder Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung in den Gebieten Bürokommunikation und -management
  • Sie sind ein Hands-on Organisationstalent und verfügen über ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und zeichnen sich durch eine selbstständige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise sowie überdurchschnittlichen Engagement aus.
  • Sie haben sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift; gute mündliche englische Sprachkenntnisse sind wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit den Anwendungen des MS-Office Paketes.

Wir bieten Ihnen:

  • Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gesellschaftlich relevanten und aktuellen Vorhaben in einer außeruniversitären Forschungseinrichtung. 
  • Sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem engagierten, interdisziplinären Team, das sich mit viel Expertise und Leidenschaft den unterschiedlichsten gesellschaftlichen Dimensionen des technologischen Wandels widmet. 
  • Wertschätzende Arbeits- und Feedbackkultur sowie Entwicklungs- und Beschäftigungsperspektiven in einer innovativen, gemeinnützigen Forschungseinrichtung.
  • Arbeitsplatz an einem attraktiven Standort im Süden Berlins und in Teilen Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle.
  • 24 Monate Vertragslaufzeit mit Option der Verlängerung bis hin zur Entfristung.
  • Leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund.
  • Vergünstigungen für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel im BVG-Bereich.

Ihre Bewerbung:

Bitte senden Sie uns bis zum 15. August 2022 Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse) im PDF-Format per E-Mail an:

bewerbung@izt.de.

Wir streben nach Diversität und Geschlechtergerechtigkeit und freuen uns über Bewerbungen jedweden Hintergrunds. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Mit Einsenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass das IZT Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Datenschutz ist uns wichtig. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.izt.de/system/datenschutz/.

Bewerbungsschluss: 
15.08.2022
Anbieter: 
IZT - Institut für Zukunftsforschung und Technologiebewertung gemeinnützige GmbH
Schopenhauerstr. 26
14129 Berlin
Deutschland
WWW: 
http://www.izt.de
Ansprechpartner/in: 
Sabine Flores
Telefon: 
030-803088-30
Fax: 
030-803088-88
E-Mail: 
bewerbung@izt.de
(Ursprünglich) veröffentlicht am: 
22.07.2022