Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d) - Financial Systems Development

GFA Consulting Group GmbH

Intro

Du möchtest etwas bewegen…?

Dann komm zur GFA Consulting Group – eines der führenden europäischen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Seit 1982 hat die GFA zahlreiche Entwicklungs- und Forschungsprojekte zu Themen von globaler Bedeutung in über 130 Ländern durchgeführt.

In unseren Projekten und an unserem Hauptsitz in Hamburg engagieren wir uns für die Erreichung der Sustainable Development Goals (SDGs) und tragen auf diese Weise zur Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen weltweit und zum Schutz der Erde bei. Dabei ist unser internationales und multikulturelles Team das Herzstück unseres Erfolgs.

Wenn du unsere Leidenschaft für die Internationale Zusammenarbeit teilst und gerne in einem internationalen Umfeld arbeitest, in dem du einen Beitrag zur Gestaltung einer besseren Welt leisten kannst, werde Teil des GFA-Teams als

Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d)

für unsere Abteilung Financial Systems Development in Teil- oder Vollzeit

Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind zentrale Ansprechpartner*innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Aufgaben

Unterstützung bei der Projektakquise

  • Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
  • Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert*innen
  • Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
  • Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung

  • Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
  • Ansprechpartner*in für Konsortialpartner, Expert*innen für administrative Angelegenheiten
  • Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

Büromanagement

  • Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
  • Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
  • Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
  • Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
  • Sehr gute Englischkenntnisse. Französisch- und/oder Spanischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse sind von Vorteil
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
  • Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
  • Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick
  • Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

Benefits

Bei uns hast du die Möglichkeit, Teil eines multikulturellen und vielfältigen Teams zu sein, das in Hamburgs grünem und urbanen Stadtteil Volksdorf gemeinsam an Themen der Internationalen Zusammenarbeit arbeitet. Bei uns kannst du dich kontinuierlich weiterentwickeln und fortbilden.

Dich erwartet außerdem:

  • Flexible Arbeitsgestaltung: Unser flexibles Arbeitsmodell ermöglicht es, zum Teil von zu Hause aus zu arbeiten.
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Unsere familienfreundliche Firmenpolicy unterstützt dich bei einer gesunden Work-Life-Balance. Wir gewähren einen steuerfreien Kinderbetreuungszuschuss (Tagesbetreuung) und zusätzlichen Urlaub, wenn deine Angehörigen dich brauchen.
  • Gesundheit und Wohlbefinden: Mit einer Mitgliedschaft bei HanseFit hast du Zugang zu verschiedenen Fitnessstudios mit einer großen Auswahl an Wellness- und Sportprogrammen in der ganzen Stadt. Außerdem organisieren unsere Mitarbeiter sportliche Aktivitäten und Veranstaltungen.
  • öffentlicher Nahverkehr: Wir fördern die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs und bezuschussen entsprechende Monatskarten.
  • Mitten im Grünen: Unser barrierefreies Büro liegt im Grünen und ist dennoch von der Hamburger Innenstadt aus gut zu erreichen. In Volksdorf findest du eine gut ausgebaute Infrastruktur mit zahlreichen Geschäften, Cafés und weiteren praktischen Einrichtungen.

Bewerbungsprozess

Bitte bewerbe dich per E-Mail mit Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung, Sprachkenntnissen und des frühestmöglichen Eintrittstermins.

Bei Rückfragen steht dir gern unsere Recruiterin Birgit Nelles unter (Birgit.Nelles@gfa-group.de) zur Verfügung.

Interviews mit Kandidat*innen finden so bald wie möglich statt.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! 

Bewerbungsschluss: 
04.03.2024
Anbieter: 
GFA Consulting Group GmbH
Eulenkrugstraße 82
22359 Hamburg
Deutschland
WWW: 
http://www.gfa-group.de/
Ansprechpartner/in: 
Birgit Nelles (Recruitment Specialist)
E-Mail: 
nelles@gfa-group.de
Online-Bewerbung: 
nelles@gfa-group.de
(Ursprünglich) veröffentlicht am: 
22.01.2024