Sachbearbeitung im Leitungsbüro (m/w/d)

Wald und Holz NRW

Beschreibung: 

Der Landesbetrieb Wald und Holz NRW betreut als Einheitsforstverwaltung mit 16 in der Fläche zuständigen Forstämtern als Dienstleister rund 360.000 Hektar privaten und kommunalen Waldbesitz und bewirtschaftet ca. 120.000 Hektar landeseigene Waldflächen.

Wald und Holz NRW ist zuständig für die Wahrnehmung von hoheitlichen Aufgaben nach dem Landesforst- und Gemeinschaftswaldgesetz.

Sachbearbeitung im Leitungsbüro des Leiters des Landesbetriebs Wald und Holz Nordrhein-Westfalen (m/w/d)

Dienstort ist Münster.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

Koordination und Organisation des Leitungsbüros unter Berücksichtigung der aktuellen Dienst- und Betriebsanweisungen sowie QUAM-Prozessen hinsichtlich eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäftes und der Wahrung von Terminsachen.

Damit verbunden sind neben allgemeinen Sekretariatstätigkeiten:

  • die Koordination der Terminvergabe bei komplexen und vielfältigen Terminanfragen incl. Fertigung von Tages- und Arbeitsmappen und dem Besuchermanagement
  • Überwachung der Aufgabenerledigung insbesondere bei termingebundenen Angelegenheiten
  • Allg. Terminkoordination
  • die Zuordnung und Erfassung sämtlicher Korrespondenz
  • Koordinierung von Bereisungen der Außenstellen
  • die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen incl. Auftragsvergabe und Kostenerstattungen an Dritte (z. B. Landesbetriebskommission) sowie Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen auf Leitungsebene
  • die Vor- und Nachbereitung von Präsentationen
  • die Reiseorganisation und -abrechnung
  • die sprachliche Aufbereitung und korrekte Formatierung von Entscheidungsgrundlagen aus den Fachbereichen
  • Abstimmung sowie Terminkoordination zu Ministerien, Verbänden und Unternehmen
  • die Projektbearbeitung mit Anbindung an die Geschäftsleitung incl. Finanzkalkulation

Wir bieten Ihnen:

Die Stelle ist bei Vorliegen der entsprechenden beruflichen Qualifikation und der Bewährung nach Entgeltgruppe 09a des TV-L bewertet.

Darüber hinaus bietet Wald und Holz NRW:

  • eine neue berufliche Herausforderung mit verantwortungsvollen und vielseitigen Aufgaben
  • eine flexible Arbeitszeitregelung
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • die Möglichkeit zur alternierenden Heim- bzw. Telearbeit
  • eine Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL) für Tarifbeschäftigte
  • ein breites Angebot im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • ein attraktives Fortbildungsangebot

Auswahlverfahren:

Die eingehenden Bewerbungen werden einer Vorauswahl unterzogen. Das sich anschließende Auswahlverfahren beinhaltet ein teilstrukturiertes Interview.

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen sind daher ausdrücklich erwünscht. In Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Die Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind erwünscht. Dies gilt auch für Gleichgestellte im Sinne von § 2 Sozialgesetzbuch – Neuntes Buch – (SGB IX) oder für Personen, die danach gleichgestellt werden können (Grad der Behinderung von mindestens 30).

Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Migrationshintergrund.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Bewerbung möglichst in einem pdf-Dokument mit max. 12 MB übersandt wird und dass cloud-gestützte Bewerbungen oder solche, die komprimierte Dateien enthalten, aus Sicherheitsgründen nicht berücksichtigt werden können.

Anforderungen: 

Ihr fachliches Anforderungsprofil:

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation oder Büromanagement, Bürokauffrau/-kaufmann, Industriekauffrau/-kaufmann, Groß- und Außenhandelskauffrau/ -kaufmann, Verwaltungsfachangestellte/-r oder vergleichbar
    oder
    Erfahrung in der Leitung eines Geschäftszimmers, in der Assistenz der Geschäftsleitung oder in der Büroleitung,
  • mehrjährige Erfahrung in der Organisation eines Leitungsbüros auf Geschäftsführungsebene ist vom Vorteil,
  • sämtliche Arbeitszeugnisse mit mindestens der Note „gut“,
  • sicherer Umgang der relevanten Office-Programme
  • gewandte Ausdrucksfähigkeit und sichere Rechtschreibung

Die Ausschreibung richtet sich an Personen, die bisher noch nicht beim Land Nordrhein-Westfalen beschäftigt waren.

Ihr persönliches Anforderungsprofil:

Erwartet werden vor allem die Fähigkeit zur loyaler, kooperativer, terminsicherer Arbeitsweise, Motivation, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit.

Gute Auffassungsgabe auch bei komplexen Zusammenhängen, gutes konzeptionelles Denkvermögen und Fähigkeit zu strukturiertem, eigenverantwortlichen Arbeiten (auch unter Zeitdruck), die Bereitschaft und Fähigkeit, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten, Flexibilität, ein hohes Maß an sozialer und kommunikativer Kompetenz, ein freundliches Auftreten und sichere Ausdrucksfähigkeit werden vorausgesetzt.

Bewerbungsschluss: 
03.10.2022
Anbieter: 
Wald und Holz NRW
Albrecht-Thaer-Straße 34
48147 Münster
Deutschland
WWW: 
https://www.wald-und-holz.nrw.de/
Ansprechpartner/in: 
zum Verfahren: Sebastian Dietrich; fachl.: Peter Kalin
Telefon: 
0251 91797-115; -202
E-Mail: 
bewerbung@wald-und-holz.nrw.de
Sonstiges: 
095-17-00-101-Leitungsbüro
(Ursprünglich) veröffentlicht am: 
07.09.2022